Interessante links
Emailarchivering
Een must voor elke organisatie
om alle bedrijfsmail veilig te bewaren,
voor iedereen toegankelijk te houden
en opslagproblemen te voorkomen.
Email archivering is een taak die niet te licht opgenomen kan en mag worden. Veel applicaties hebben een mogelijkheid die iets voor u kan betekenen, veelal de ingebouwde mogelijkheden.
Echter als het aan komt op een centrale beheersbaarheid, dan schieten deze applicaties vaak tekort.
Wij zullen een aantal tekortkomingen opsommen:
PST-bestanden die lokaal op schijven staan en dus niet in de backup meelopen,
PST-bestanden die het bedrijf verlaten doordat ze op laptops staan,
Backups die alleen een momentopname maken, dus alles wat er in de tussentijd verwijderd wordt niet meenemen,
Emails van gebruikers die door een (onbedoelde) fout worden weg gegooid,
Het zijn allemaal mogelijke (ramp-)scenarios die bij systeembeheer komen te liggen,zeker wanneer het fout gaat. Met onze oplossing wordt email bij het toevoegen aan de Information Store in de journalling mailbox gezet en aan het archief toegevoegd. Zo is een email op moment van binnenkomst in de mailbox van de gebruiker en in de archiefopslag terug te vinden.
Een must voor elke organisatie
om alle bedrijfsmail veilig te bewaren,
voor iedereen toegankelijk te houden
en opslagproblemen te voorkomen.
Er wordt verwacht dat de exponentiele groei van e-mail en zijn belang als bedrijfscommunicatietool organisaties sterk zullen beinvloeden.
Terwijl compliance het management en de juridische afdeling hoofdpijn bezorgd, zijn systeembeheerders en de IT-afdeling meer bezorgd over hoe zij het toenemend aantal e-mails moeten opslaan en beheren.
Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat drie van de vijf ondernemingen de groei in
messaging-opslag als een groot probleem beschouwen en dat een terabyte aan gegevens nu
binnen drie jaar 2,5 terabyte zal zijn.
Dat zijn heel wat gegevens om te verwerken en systeembeheerders moeten begrijpen dat tenzij zij
een oplossing voor e-mailarchivering en e-mailbeheer implementeren, zij een risico lopen
op opslagproblemen op het niveau van de Exchange Server, problemen bij het terugvinden van
e-mails uit een back-up en steeds meer klachten van gebruikers die e-mails als een
PST-bestand hebben opgeslagen en deze hebben verloren of deze niet meer kunnen bekijken.
E-mailarchivering kan systeembeheerders helpen om de impact op de groei van messaging op de
volgende manieren te reduceren:
1. Oude en verwijderde e-mails terugvinden
Het zoeken door back-ups naar oude en verwijderde e-mails kan een nachtmerrie zijn voor systeembeheerders die geen tijd hebben om door back-ups naar e-mails te zoeken waarvan een werknemer niet 100% zeker is wanneer deze werd verstuurd of wanneer hij of zij deze heeft ontvangen.
Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen beheerders werknemers - door middel van een webbrowser of via hun Outlook client - toegang geven tot hun oude en verwijderde e-mails, de mogelijkheid geven om naar bepaalde conversaties te zoeken en om door middel van een paar clicks e-mails te herstellen.
2. Het probleem oplossen met betrekking tot de omvang van mailboxen
De omvang van de mailboxen is een dagelijks probleem voor beheerders. Toch is het nodig een limiet aan te geven om te voorkomen dat de mailserver volraakt. Werknemers willen vaak geen e-mails verwijderen en vragen daarom naar steeds meer opslagruimte.
Als u een e-mailarchiveringsoplossing heeft, dan lost u dergelijke problemen op, omdat werknemers dan weten dat hun bedrijfsmail wordt gearchiveerd en dat zij deze op elk moment kunnen bekijken. Geen ontevreden werknemers meer die klagen omdat hun mailbox vol is.
3. E-mails verliezen omdat de bewaartermijn is verstreken
Om opslagruimte te besparen, stellen beheerders op de mailserver een beleid op voor het bewaren van e-mails om deze na een bepaalde tijd te verwijderen. Als dit gebeurt, zullen belangrijke e-mails verwijderd worden, tenzij er sprake is van een e-mailarchiveringsoplossing.
Werknemers denken vaak dat hun oude berichten veilig in hun inbox zijn opgeslagen, terwijl deze in werkelijkheid worden verwijderd nadat de periode voor het bewaren van e-mails is verstreken. Het is mogelijk om e-mails terug te vinden door middel van back-ups, maar dit is tijdrovend. Met een e-mailachiveringsoplossing duurt het slechts enkele minuten.
4. Problemen met het beheer van PST-bestanden
Om te voorkomen dat e-mails verwijderd worden vanwege het beleid voor het bewaren van e-mails of door de omvang van de mailbox, bewaren veel gebruikers hun e-mails in PST-bestanden die op hun lokale computer of op een gedeeld netwerk worden opgeslagen. Deze aanpak kan problematisch zijn en probeert een beheerder ook absoluut te vermijden.
Als PST-bestanden lokaal opgeslagen worden, dan wordt er niet regelmatig een back-up van deze bestanden gemaakt. Als een PST-bestand beschadigd of verwijderd is, dan bent u de meeste of alle opgeslagen e-mails kwijt. Indien er een probleem met het besturingssysteem is waarbij formattering van de harde schijf vereist wordt, dan kunnen deze PST-bestanden tijdens het proces verwijderd worden - vooral als de werknemer de beheerder niet heeft verteld dat al zijn of haar e-mails in PST-bestanden zijn opgeslagen.
Aan de andere kant, als PST-bestanden op het gedeeld netwerk worden opgeslagen, dan hebben beheerders weer problemen met toenemende opslagvereisten, met het aantal back-ups dat verhoogd moet worden en met het beheer van alle PST-bestanden. Met een e-mailarchiveringsoplossing worden deze problemen opgelost.
De oplossing:
Een manier om het management en de werknemers tevreden te houden (en minder problemen voor de beheerder), is om GFI MailArchiver te installeren. Deze e-mailarchiveringsoplossing is gemakkelijk te configureren en te gebruiken en
wordt geleverd tegen een prijs waarop zelfs het prijsbewuste hoofd van de financiele afdeling niet nee tegen kan zeggen.
Download GFI MailArchiver vandaag, klik hier.